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管理者的七項關鍵職能
作者:河北通泰 日期:2012-7-20 15:05:33 閱讀:

經理人有七項關鍵的職能。每一項都只能通過嘗試,犯錯然后再不斷地實踐來獲得。但是這些職能都是可以學習的,而且也必須為你所掌握,以此來實現你作為一個領導者所需的全部潛能。

其中一個最為重要的管理品質就是靈活性。你所掌握的能夠讓屬下發揮最佳狀態的心理工具和技能越多,你的靈活性就越高,你作為一個管理者也就越為高效。

 一個管理者也許在很多領域都有很高的建樹,但他的弱項往往會限制他在整體上所能夠達到的最高高度。

1分到10分,給你自己的以下這些能力打個分。請對自己誠實,并請記住這些能力都是可以通過實踐來掌握的。

規劃

規劃就是決定到底需要做什么的過程。盲目行事往往會導致行動的失敗。在行動前進行徹底的規劃才有可能取得最后的成功。

把思考過程落實到筆頭。寫下關于目標或目的的每一個細節,以及實現目標所需要采取的每一個步驟。注重事實,特別是財務方面的事實。不要靠主觀臆測或者寄希望于一切自然會朝正確的方向發展。如果你意識到通過使用一開始的方法不能達到既定目的,那就要做好放棄這個計劃另起爐灶的心理準備。

就像二八法則一樣,還有一個一九法則。那就是一分規劃等于九分成功,即在規劃上花上一分的時間,往往在計劃付諸于行動后會給你帶來九分的成功。

企業制定商業策略,目的是提高股本回報率。公司的目標通常是在既有投資基礎上實現最高盈利。在制定個人策略時,你的目標就是提高精力回報率,也就是你為了取得成果所付出的精力、情感和體能。

因為你花在規劃上的每一分鐘都能夠給你在執行時節省十分鐘的時間,那么,如果你能夠在開始之前徹底想好每個關鍵細節,你就取得了十倍的精力回報率。評估規劃能力的方法非常簡單:你的計劃行之有效,也就是通過這個計劃你能夠得到預期的效果。如果這個計劃行不通,你就必須對計劃進行修改直至它行得通。領導者遭遇失敗的一個主要原因是不能或拒絕將一個失敗的計劃修改為成功的計劃。記住適當的預先規劃能夠避免不佳的表現。

組織

組織是將完成計劃并達到你的目標所需要的人員和資源整合在一起的過程。這是一個關鍵性的領導技巧。具備良好組織技巧的人對任何機構來說都具有不可估量的價值?梢哉f沒有組織就沒有一切。

舉個最簡單的例子,組織就是列出幫助你按進度按預算地完成計劃所需的所有事項。這些內容包括財力、人員、辦公場所、設備和技術。為了確保你不會忘記一些關鍵性的內容,你必須在開始行動之前就完成這個列表。

將你的需求清單按時間先后和優先級排序,即什么事情需要在其他事情之前做,什么事情更為重要而什么不那么重要。首先從你的計劃中最為重要的環節做起。

接受或為每一項任務或活動指派明確的責任歸屬。按照組織的二八原則行事,該原則認為你花在計劃或組織的前20%的時間比剩下的80%的工作更有價值。

用人

你必須吸引并留住那些能夠幫你完成計劃并取得理想結果的人。聘用并留住正確的人意味著你已經實現了95%的成功。大多數失敗或者挫折都是關鍵職位用人不當的后果。

作為領導者,你有兩項責任。其一是讓你的管理層能夠做出正確的決定。不到萬不得已不要對新人招聘設定一個時限。你的第二個責任是參與組織內所有級別人員的招聘。你可以不參與部分雇員最初的面試,但最好不要在整個過程中都沒見過,也不要在沒有與之交談過的情況下就輕易雇用一個人。選人是一項藝術,不能草率。在做出關于用人的決定之前需要經過深思熟慮,倉促的決定往往在后來被證明是錯誤的選擇。

有一個企業管理者在招人時遵循一個簡單的原則:在對應聘者做出決定后,他會等上30天再發出最終的錄用通知。他發現回過頭來想想,這一推遲聘任決定的做法往往都會帶來一個好得多的決定。

在你開始尋找新雇員之前,多花點時間對這一職位進行充分的思考,或確保負責招聘的人對這一職位進行慎重的考量。謹記一九法則,即你花在計劃和思考上的前十分之一的時間,能夠幫你省下做出正確決定并取得長遠理想效果所需的十分之九的時間和精力。

徹底想好該職位詳細的產出責任。設想這一工作是一個管道,你期待有了這個人之后在管道的另一端會出現什么?從結果的角度想而不是從過程的角度想,從產出的角度想而不是從投入的角度想。分派任務

有效分派任務的能力是擴大你自己的作用并放大你對公司價值的關鍵。授權能夠讓你從自己能做什么轉變為自己能管理什么。

你手下員工的工作成熟度他們在當前崗位上干了多久以及他們的能力決定了你分派任務的方式。低成熟度意味著他們是新人,且缺乏做相關工作的經驗,在這種情況下,不妨采取一個比較直接的分派方式,也就是詳細告訴這些人你希望他們做哪些事。中等成熟度意味著員工對該項工作有一定的經驗,他們知道自己在做什么。對于這種情況,使用目標性的分派方式。告訴這些人你希望達到的最終結果,然后放手讓他們按照自己的方式去做。最后一種是高任務相關成熟度,即該員工非常有經驗,高度勝任其工作。那么你大可采取非常簡單的互動式。

 以下是有效分派任務的七個要點:

1.選對人。關鍵職位選錯了人是造成失敗的主要原因。

2.將工作要求與做事的人的能力進行比對,確保他能夠勝任這一工作。

3.有效地分派任務給正確的人。這樣你就可以解放出來去做更多更有價值的事情。你能夠傳授和分派給其他人的重要工作越多,你去做那些只有你能做的事情的時間就越充裕。

4.分派不那么重要的事情給較新的員工,以提高他們的信心和能力。

5.分派整項工作。對一項工作全權負責非常能夠激發人們的潛力。你分配任務給正確的人的次數越多,他們就會越勝任這一工作。

6.明確結果。要確保這些結果是可以評估的,如果你不能評估它,你就不能管理它。解釋清楚需要做什么,你認為應該怎樣去做,以及為什么這項工作需要先做。

7.在分派任務的過程中輔之以參與和討論。歡迎大家提出問題并對建議持開放態度。員工被允許討論工作的程度與他們理解、接受并投身于這項工作的程度成正比。你需要讓員工感覺到這是我的工作,我說了算。任務分派是讓員工成長的一項重要技能。當你能夠向多個員工有效分配任務之后,很快你手下就會被委以更多的人,并獲得更大的權責。

監管

監管是確保任務能夠按時按預算完成的過程。任務分派不等于不負責任,你仍然需要對結果負責。工作越重要,你就越應該對其進行有效掌控。

管理者的任務是通過其他人來完成一些工作。你組織工作以及有效監督手下員工按時按預算完成任務的能力,對于你負責的事情取得預期效果是非常重要的。通過學習其他有效管理者多年來發現的原則,并在與下屬的互動過程中加以實踐,能夠在很大程度上提高你的監管能力。

以下是優秀監管的六個關鍵:

1.知道你對你的員工負有全面的責任。你對他們進行選擇,任務分配和管理。

 2.對待你的員工要有對待家庭中年輕家庭成員一樣的耐心和理解。

3.與員工做朋友,這包括三個構成要素:時間,關心,以及尊重。當你的員工想要跟你聊聊時,請給他們一些時間;對他們以及他們面對的困難表現出關心;尊重他們,就像尊重一位客戶或朋友那樣。

4.實踐服務式領導。只要員工為你和公司服務,你就要為他們服務。

5.實踐黃金法則管理,也就是設身處地地對待每一個人。這將比其他方法更能激勵員工做出更好的表現。

評估

評估就是為工作的每一部分設定衡量好壞的標準,可以是數字也可以是其他形式,其中包括為每個職位設定績效標準。

每項商業活動都能用一些特定的數字,特別是財務數字來表示和界定。每一項工作,或者工作的一部分,都可以以某種形式加以評估和衡量。例如在銷售中,評估的標準可以是電話量,或者預約面談的次數。如果是領導力,最關鍵的評估標準可以是季度銷售、盈利情況或者股價。在商業活動中,最終的數字通常是凈現金流,也就是扣除了所有支出之后實際可以用的自由現金量。

你必須為每個關鍵領域設定預期數值,這些數值就成為你的目標,并評估出你的工作進行得如何。首先,你必須選出一個對于你的成功最具指導性的數字,然后每天關注這個數字。

同理,你的每一個下屬也都必須有一個自己關注的數字指標。然后每天觀察這個人工作的結果有多接近這些預設的數值。

 霍桑法則認為,當人們對一個特定的數值有明確的認識,并關注這個數字時,他們在由該數值所評估的領域的表現就會更好。公司里所有的獎勵,表彰,晉升和獎金都應與績效掛鉤,與達到你所設定的評估標準及數值的程度掛鉤。

匯報

你必須讓公司內外的關鍵人物時刻保持信息通暢。通常,公司內部有95%的問題追溯起來都是由于溝通不暢或完全沒有溝通造成。人們沒有得到有關一些事件的通知或信息,而這些信息對于他們正確履行其職責恰恰是至關重要的。

你是否知道誰需要知道你的成果?誰需要知道你正在做什么以便他們能正確地做他們自己的工作?誰會因為你做了或沒做一些事又沒通知他而不高興?如果不能確定,多一些信息溝通總好過少一些。

特別是如果有壞消息,一定要由你先說出來。因為如果其他人泄露了負面消息,會很容易遭到扭曲并使你受到不利的牽連,而在此之前你甚至沒有機會去申辯。

要確保你的下屬對會影響其工作的所有事情都保持充分的了解。最好能每周召開例會,對工作進程進行回顧,并讓員工了解到最新信息。

危機時刻,需要更頻繁地與員工開會,必要時需要天天開會,以便讓員工保持信息通暢,防止他們無端聯想或擔憂。

 

 
 
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